Abordar uma pessoa ou empresa para fazer uma cobrança não é uma situação confortável. Sem dúvida, esse tipo de abordagem requer muito talento e habilidade do profissional de cobrança. Afinal, pela própria natureza do assunto talvez seja grande a possibilidade de rejeição a conversa por parte do devedor.

Dessa forma, nos últimos anos, cada vez mais dois elementos vêm ganhando força na atividade de recuperação de crédito e se tornando totalmente imprescindíveis a operação: a inteligência de negociação e a tecnologia. Cada um representa um pilar de grande importância nas estratégias de trabalho.

Esses dois elementos formam uma dupla imbatível da inteligência artificial, que acaba coordenando todo o trabalho e trazendo o foco para os casos com maior probabilidade de sucesso no fechamento de acordos. Abaixo destacamos sete valiosas dicas para tornar toda a rotina ainda mais eficaz:

1. Utilize uma plataforma BigData grande e atualizada para ter muitas informações

O BigData é a grande base de informações que confirma e complementa os dados cadastrais que o devedor forneceu, na maioria das vezes, há muito tempo. Ele vai acrescentar informações importantes no cadastro individual do sistema, inclusive algumas valiosas, que mostram se o devedor está ou não em plenas condições de retomar o pagamento de suas dívidas.

Além disso, a plataforma deve conter dados atualizados e passar por um processo periódico de depuração, para que ela se torne mais confiável. Os dados podem vir de diversas fontes, mas o BigData faz uma padronização dos dados, inclusive de telefones e endereços, considerando DDD, CEP e outros dados que fazem a diferença no final.

2. Tenha um CRM integrado eficaz, com diversos recursos em poucas telas

O CRM avançado de recuperação de crédito vai segmentar os devedores, conforme critérios próprios do setor ou empresa de cobrança. Assim, é possível dividir a carteira total em grupos de maior e menor propensão ao diálogo para firmar acordos de pagamento. Desta forma, a empresa já faz as abordagens com as informações e o devido preparo para possíveis resistências, que, no caso de acontecer, possibilita a apresentação dos planos de pagamento B, C, D...

Além disso, diversas informações relevantes estarão reunidas em poucas telas, com resumos, gráficos e opções de negociação para uma eventual ação do operador. Quanto maior forem as facilidades de visualização do cadastro do devedor e de sua respectiva dívida, melhor a possibilidade de negociação e formalização de acordo.

3. Personalize as configurações de tela de consulta e tela de contratos

No entendimento dos gestores, as configurações das telas fazem toda a diferença num momento de agitação nas rotinas de uma operação de cobrança. As configurações geram fluidez e aumentam a produtividade no dia a dia.

A personalização das telas e dos relatórios permite a interpretação mais rápida de informações e tomadas de decisões fáceis e inteligentes. A personalização das telas de consultas permite ao usuário uma via direta para trabalhar, chegando à obtenção de contatos mais produtivos e melhores resultados.

4. Faça uma segmentação e análise de carteiras

Os bons softwares de recuperação de crédito têm o recurso de segmentação de grupos, de acordo com critérios determinados pelos gestores. Essa característica do CRM é de muito valor, ajuda a organizar o trabalho e diminui a dispersão de tempo e dinheiro.

A inteligência de segmentação faz uma avaliação criteriosa da carteira, permitindo a separação de grupos segundo critério de perfil do devedor, propensão a pagamento, localização, risco, etc.

Trabalhar com segmentação de carteira é uma das formas mais inteligentes de ter uma rotina mais produtiva. Para cada grupo, pode-se estabelecer uma forma de abordagem, de argumentação e negociação.

5. Faça uma primeira abordagem de maneira automatizada, estimule a negociação online

Quando o canal de comunicação é pela via online, boa parte dos devedores vai se sentir mais à vontade para negociar. Isso porque alguns deles fogem da abordagem humana, não querem falar com pessoas por se sentirem constrangidos ou desconfortáveis.

A negociação online é completa e permite que o devedor tenha serenidade para enxergar sua dívida e as possibilidades de parcelamento. Ele pode acessar o sistema de um celular, tablet ou computador, basta ter acesso à Internet. Também pode acessar a qualquer horário, inclusive à noite, madrugada, hora do almoço, etc.

Tudo isso facilita bastante a rotina e já segmenta um grupo que seguiu pelo processo online, processo que elimina uma parte do trabalho que é aquela que requer o atendente humano.

6. Estimule acordos amigáveis, mas esteja preparado para acordos em juízo

Todo procedimento feito de maneira amigável é menos burocrático e flui de maneira melhor e mais rápida. Então, estimular os acordos dessa natureza faz todo o processo ser mais fácil e descomplicado. Os CRMs avançados facilitam os procedimentos e têm ótimas funcionalidades para os acordos de qualquer natureza. Para os casos amigáveis, eles fazem o cálculo correto e atualizado, geram os termos do acordo e oficializam o contrato.

Para os casos judicializados, o sistema acompanha e controla os processos integrado ao amigável ou isolado, gera documentos a partir de modelos, faz o cálculo do valor atualizado em tempo real e cálculo projetado, correções e descontos parametrizados.

Em ambos os casos, é preciso ter um controle absoluto de consultas através de telas fáceis, compreensíveis e personalizáveis, o que está se tornando comum nos bons CRMs do mercado.

7. Facilite a vida do cliente para ele honrar os pagamentos

Depois do acordo fechado vem a etapa de controle dos pagamentos. Sem insistência ou muita frequência, crie uma rotina automática de comunicação um ou dois dias antes dos vencimentos. O cliente deve ser estimulado a fazer os pagamentos nas datas acordadas e ter a maior facilidade possível para fazê-los.

Os recursos tecnológicos são dos mais variados. Para fazer a comunicação, o CRM dispõe de facilidades como SMS ou e-mail. É possível observar se o cliente recebeu a comunicação, se abriu, fez a leitura e ficou ciente do seu conteúdo.

A forma mais fácil de agilizar o pagamento é enviar link do boleto. Assim, ele pode imprimi-lo para pagar num caixa eletrônico ou, digitando o código de barras, pagar através do aplicativo de seu banco. O gestor ainda oferece alternativas como Pix ou mesmo gateway próprio de pagamento. Existem várias formas de honrar o compromisso, mas a facilidade de tecnologia que acompanha o cliente por onde ele for acaba sendo uma grande vantagem no processo.

São diversas as facilidades que os recursos tecnológicos oferecem para a organização e otimização das rotinas de uma operação de recuperação de crédito, seja ela feita pelo departamento de uma empresa ou por um escritório terceirizado. A tecnologia é, sem nenhuma dúvida, a melhor alternativa para um aumento da produtividade, com melhores resultados e menor custo. Ela pode fazer a diferença entre o fracasso e o sucesso de uma operação.

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