Os processos de controles administrativos e operacionais em empresas estão cada vez mais monitorados pela tecnologia. De uma forma ou de outra, as rotinas são acompanhadas por controles cada vez mais rígidos. Este é um processo natural, na medida em que o conhecimento humano de tecnologia é usado tanto para benefício aos usuários, quanto para as práticas de crimes digitais.

Dentre as muitas formas de promover a segurança de dados em ambientes corporativos, o mais simples e eficaz é através dos controles sequenciais inseridos nos sistemas de segurança, totalmente personalizáveis e editáveis.

Os workflows ajudam as empresas a trabalhar rotinas inteiramente controladas e registram cada etapa das atividades comuns das empresas.

Rotinas comuns sempre aumentam a vulnerabilidade

Os eventos de multiplicação de vírus, fraudes e inadimplência tiram o sono de empresas e gestores, especialmente do setor financeiro.

Certamente, uma das portas mais comuns que atraem elementos maliciosos é a informalidade. Ou, talvez, uma rotina que seja mais manual. São os fluxos comuns de trabalho, que normalmente a maior parte das empresas possuem.

Os colaboradores concentram-se em suas atividades habituais, trabalham em seus computadores e nem se dão conta de certos cuidados importantes que precisam tomar. Esses cuidados hoje obrigatórios vão desde uma senha mais complexa, como o próprio compartilhamento de senha com colegas, até os cliques em links suspeitos que podem devastar redes inteiras.

O perigo fica maximizado e imprevisível com as máquinas em rede. Logo, um simples descuido de um colaborador menos cuidadoso pode espalhar prejuízo para todas as máquinas da organização. E a Internet potencializa essa multiplicação de links e arquivos para todos os dispositivos a ela ligados.

Os eventos mais comuns que se originam dessa informalidade são as infecções pelos vírus e malwares. Eles causam danos gerais à rede, podem roubar dados, tudo em silêncio. Até serem descobertos, os prejuízos podem ser imprevisíveis para as empresas.

Como o worlflow contribui com a segurança?

Na verdade, não é um esquema de rotinas que vai mudar a empresa. É preciso observar que vivemos tempos cada vez mais perigosos e é necessário mudar a cultura de todo o staff. É toda uma nova cultura de segurança de informações que precisa ser implementada e desenvolvida cada vez mais nas empresas.

Para essa nova etapa, o primeiro passo refere-se ao workflow das rotinas da empresa. O organizador geral delega aos gestores a necessidade de apresentar suas equipes e rotinas, da forma mais detalhada possível. Com essas informações reunidas, é o momento em que a tecnologia entra em campo para se defender dos crimes digitais.

Tecnologia implementa os sistemas em workflows

Com o workflow pronto, os profissionais da Tecnologia da Informação (TI) vão implementar um sistema em módulos sequenciais, os workflows. Desta forma, as rotinas passam a ser inteiramente acompanhadas pelos sistemas e conectadas via CRM.

Onde antes havia a informalidade, passa a haver o acompanhamento rígido da inteligência artificial, que é muito mais inflexível. Todas as folgas das rotinas são eliminadas e os processos têm os mais diversos registros.

Depois de concluída a implementação dos sistemas de segurança, os processos passam rigorosamente por dentro dos trâmites corretos. Os colaboradores passam a ter acessos restritos e específicos, de acordo com as funções de cada um. Todos os passos são registrados e vinculados a uma senha, que aponta os responsáveis por cada rotina desenvolvida.

Cada empresa tem suas rotinas, necessidades e complexidades específicas, o que torna cada workflow e cada sistema específicos. Bastam algumas semanas e o staff da empresa já terá a mentalidade e o sistema que conferem rotinas muito mais seguras, minimizando os riscos de fraudes, vírus e inadimplência.

DataMind, a inteligência de sistema que fecha as portas para fraudes

Um dos sistemas com melhor custo-benefício do mercado é o DataMind, uma ferramenta avançada de inteligência de segurança desenvolvida pela PH3A Tecnologia da Informação.

O DataMind trabalha com um complexo cruzamento de dados que valida informações e permite um fluxo produtivo de rotinas. No caso de alguma inconsistência, ele aciona o gestor responsável para que ele resolva a pendência. Desta forma, nenhuma rotina fica fora de controle e aberta para entrada de elementos maliciosos, que geram fraudes de toda natureza.

Esta mudança de mentalidade e de procedimentos é imprescindível para os gestores que desejam tornar suas empresas bem mais seguras diante de ameaças incessantes de crimes digitais com possibilidades de danos imprevisíveis e talvez irreparáveis.

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